办公效率(办公效率低)

　　你是否经常要花很多时间在自己的办公区域找东西？

　　你是否会因为看到桌面上堆积如山的资料，感到压力山大？

　　你是否会永远都认为自己的桌子太小了，因为东西多到放不下？

　　其实，一张整洁的办公桌就能帮你解决这些问题。是不是很神奇？

　　因为一张整洁的办公桌有两大功效：1.能让你高度专注。2.让你内心平静。

　　所以整理办公桌是提高你工作效率的关键步骤！现在你需要迈出的第一步是动手整理，第二步再简化工作环境，第三步就是保持下去。

　　动手整理

　　对大多数人来说，迈出第一步是最难的。如果你的桌面上杂物堆积如山（更别提抽屉里的东西了），那个场景确实很吓人。你会吓得要命，压根不想动手整理。但只要开动起来，你就会发现整理一下并不难，有时甚至会很有趣。迈出第一步是最难的，接下来就容易多了。

　　具体步骤：

　　1、挤出一小段时间。如果可以的话，挤出一个小时就挺好。如果你特别忙，挤出三十分钟也够了。将这段时间标在当天的日程安排上，不要拖延。

　　2、把桌面上所有的文件摞成一堆。你很快就能搞定的。

　　3、除了电脑、电话、收件箱和必要的工具，桌面上什么也不要留。把所有东西一扫而光，至少暂时如此，把它们搁在文件堆旁边。

　　4、先从文件堆入手，从上往下逐一处理。千万不要回头处理，不要跳过某份文件，也不要把某份文件放回文件堆。拿起一份文件，该怎么处理就怎么处理，然后再看下一份。你只有下面几个选择：丢弃、转交、存档、执行或者列入待办事项清单，稍后再采取行动。最好是按照这个顺序来。如果某份文件不能丢弃、转交或存档，就把它列入待办事项清单。

　　5、一次多花点时间，能搞定多少就搞定多少。然后，再挤出一段时间，继续清理其他文件或杂物。

　　简化办公区域

　　整理完桌面上的文件堆和其他杂物后，你需要扪心自问：“哪些东西是最重要的？哪些东西是工作必需品？哪些东西是经常用到的？哪些东西只是堆满桌面、塞满抽屉的杂 物？”

　　先从桌面开始清理。想一想，哪些东西是必须放在桌面上的？在最理想的情况下，桌面是你的办公区域，只能放手头工作要用到的东西，而不是以后可能用到的东西。对大多数人来说，最重要的东西是电脑、电话、收件箱（只存放收到的文件），或许还有笔记本和笔除此之外，只有你手头工作需要用到的文件才能留在桌面上。等你大功告成之后，它们就应该回到抽屉中的文件袋里。

　　小技巧：

　　1、如果桌面上或桌子周围有很多文件袋或文件堆，用前面提到的方法将它们逐一清除。把要做的事记在项目清单或行动清单上，然后把它们搁到你看不见的地 方。

　　2、把让人分心的小摆设、海报、照片统统丢掉。留几张家人的照片没关系，但如果东西太多，你会很容易分 心。

　　3、一口气把架子或抽屉里的东西全部搬出来。每次只专心整理一个架子或抽屉，把它彻底清空，擦拭干净。接下来，整理摞成一堆的杂物，把想留下的东西放回去。然后，再整理下一个架子或抽 屉。

　　4、整理杂物堆，每次拿起一件东西，迅速做出决定。在触手可及的地方放一个垃圾袋和一个捐赠箱。把架子或抽屉里的东西全部搬出来以后，逐一处理。拿起一件东西，迅速做出决定，到底是丢掉、捐掉还是留下。千万不要把它放回杂物堆里。很快，你就能全部搞定。如果你经常回头整理，那就永远也弄不完。只把你想留下的东西放回去，摆放整齐。

　　5、清理文件时不要手下留情，除非它特别重要。把旧杂志、商品目录、垃圾信件、一年前的账单、写给自己的字条、别人写给你的字条、过时的工作笔记统统丢掉吧！唯一例外的是税务资料，比如保证书、出生证、死亡证、结婚证、保险单、遗嘱等重要文件。看到它们的时候，你自然会认出来。除此之外，统统丢 掉。

　　6、如果你对很多东西都拿不定主意，那就准备一个叫作“可能用得着”的盒子。如果你不能把某件东西丢掉，因为以后可能用得着，那就把它放进盒子里，盒子上贴上标签，放进储藏间（比如车库、阁楼或壁橱），搁在你看不见的地方。你很可能永远也不会打开那个盒子。如果是这样的话，半年或一年后再把它丢掉或送人。

　　大功告成之后，好好庆祝一下！无论你取得的成果是大是小，都要好好庆祝。打开抽屉（或壁橱），欣赏它现在干净整洁的样子。深呼吸几次，告诉自己，你做得很棒，充分沉浸在喜悦之中。

　　保持“不易分心”的办公环境

　　清理掉办公区域的杂物，打造出“不易分心”的办公环境后，你面临的挑战是保持下去。如果你没有改掉旧习惯，很快（通常只需要几天时间）桌面就会再次被杂物占 据。

　　因此，你需要养成保持整洁的习惯。建议如下：

　　1.准备一个收件箱，存放收到的文件。不要把东西摊在桌面上，始终记得把文件（包括笔记和电话留言）放在收件箱 里。

　　2.收件箱每天清空一次。充分运用我在前面提到的方法，包括丢弃、转交、存档，或者列入待办事项清单，稍后再采取行动。你只要开始整理了，就应该彻底清空。

　　3.每件东西、每份文件都各就各位。不要让东西在桌面上堆积起来，也不要把它们随随便便塞进抽屉里。东西用完以后，立刻放回原位。

　　花一个星期的时间，专心养成这三个习惯：把东西放进收件箱，认真处理直到全部搞定，东西用完后立刻放回原位。这样一来，你的桌面就能保持干净整洁，甚至能保持几个月。养成这些习惯是需要花时间的。请相信我，习惯整洁的桌面之后，你绝对不会希望它恢复原状。